ASSISTENZ DER GESCHÄFTSLEITUNG & OFFICE MANAGEMENT (m/w/d)
WASTED MANAGEMENT ist ein in Berlin ansässiges Künstlermanagement.
Zur eigenständigen Organisation des Büroalltags suche ich eine Assistenz der Geschäftsleitung, die den organisatorischen Ablauf im Büro eigenständig verantwortet und zuverlässig strukturiert.
Mein Arbeitsfeld bewegt sich an der Schnittstelle von Film, Musik und Kunst – in einem Umfeld, das hohe strukturelle Klarheit bei gleichzeitig wechselnden Prioritäten erfordert. Absolute Zuverlässigkeit ist dabei entscheidend: Sie behalten den Überblick, erkennen Prioritäten, halten im Hintergrund die Fäden zusammen und sichern Stabilität und Klarheit im Tagesgeschäft. Gesucht wird eine strukturstarke Persönlichkeit mit hoher Eigenverantwortung, einem präzisen Blick für Details und einem klaren Verständnis für organisatorische Zusammenhänge.
Die Position ist als Teilzeitstelle (26 Wochenstunden, Montag bis Donnerstag, 10:00–17:00 Uhr, keine Remote-Tätigkeit) angelegt – mit Option auf Vollzeit.
Ihre Aufgaben
- Eigenständige Bearbeitung eingehender E-Mails und Telefonate – Sie sind erste Ansprechperson im Tagesgeschäft
- Konsequente Nachverfolgung von Fristen, Wiedervorlagen und Aufgaben mit absoluter Zuverlässigkeit
- Strukturierung und Pflege des digitalen Posteingangs, interner Abläufe und Ablagesysteme
- Freundliche und verbindliche Erstkommunikation mit Geschäftspartnern, Künstler:innen und Agenturen
- Kontinuierlicher Überblick über Projekte, Termine und Aufgaben, damit Abläufe reibungslos ineinandergreifen
- Allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben für einen klar strukturierten und verlässlich organisierten Büroalltag
Im Agenturalltag können sich Prioritäten kurzfristig verschieben. Erwartet wird ein ruhiger und souveräner Umgang mit solchen Situationen sowie die Fähigkeit, eigenständig mitzudenken, Zusammenhänge zu erkennen und Aufgaben vorausschauend weiterzuführen.
Ihr Profil
- Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder vergleichbaren Büroposition
- Sehr strukturierte, präzise und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Eigenständiges, vorausschauendes Denken und Handeln
- Souveräne Priorisierung auch bei sich verändernden Anforderungen
- Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Zuverlässigkeit
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (idealerweise muttersprachliches Niveau)
- Sehr gute Englischkenntnisse
- Versierter Umgang mit Mac, Office-Anwendungen und digitalen Organisationstools (Google Drive, Trello o.ä.)
Rahmenbedingungen
- Teilzeit (26-Stunden-Woche, Montag bis Donnerstag, 10:00 Uhr bis 17:00 Uhr) – mit Option auf Vollzeit
- Präsenz im Büro in Berlin-Kreuzberg
- Jahresbruttogehalt zwischen 25.200 € und 28.800 € – je nach Qualifikation und Erfahrung
Ihre Bewerbung
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf und aussagekräftiges Anschreiben) an: sb@tma-mv.net
Bitte erläutern Sie im Anschreiben, weshalb Sie sich für diese Position interessieren und inwiefern Ihre bisherigen Erfahrungen den Anforderungen entsprechen.
